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Fatturazione elettronica come fare tra software, conservazione e trasmissione
All’arrivo del prossimo anno entra in funzione il sistema obbligatorio della fatturazione elettronica, come risolvere il problema tra tutte le soluzioni
La problematica della fattura elettronica è come gestire i vari passi dalla generazione alla trasmissione e alla conservazione.Per chi ha già gestito le fatture verso la Pubblica amministrazione ha già avuto a che fare con la fattura elettronica e la conservazione, ma qualcosa è cambiato anche qui.
Ma vediamo insieme come funziona e come posssiamo dattarci al sistema.
i punti salienti sono
Prima di effettuare qualsiasi scelta bisognerebbe valutare alcuni punti:
Valutazioni sul sistema da utilizzare
Questo varia dalla grandezza dell’azienda/attività e dalla libertà di gestione generale.
Tra tutte queste scelte ci sono vari punti da prendere in considerazione
- conservazione, questo punto è uno dei fulcri principali e vi rimandiamo poi a leggere il capitalo più sotto.
Pongo solo attenzione che per quanto concerne il GDPR la conservazione nei luoghi aziendali, o comunque non trasmessi a terzi sarebbe la soluzione più consona.
- utilizzo dei dati di fatturazione, ovvero se vi limitate a generare e ricevere le fatture oppure se gestite queste dati per scopi di marketing, studio andamento dell’attività, statistiche. I sistemi commerciali di fatturazione ed archiviazione non sono inglobati nei vostri sistemi di gestione (software gestionali) quindi si potrebbero presentare casi di lavoro doppio ovvero importazione ed esportazione dei dati.
Per le PMI (Piccole Medie Imprese) potrebbe essere importante iniziare con gestionali che si possano prendere cura della crescita della vostra attività, quindi sarebbe opportuno un sistema di fatturazione proprio ed interno all’azienda, consono alle regolamentazione del GDPR in quanto i vostri dati non sarebbero trasmessi a terzi.
- Costi del sistema, la considerazione dei costi può essere elusa dalla semplicità di utilizzo. I costi partono dal gratuito per poi variare a seconda della quantità di fattura o più precisamente alla grandezza in byte (Kb, Mb, Gb, Tb) dgli archivi.
- Fatture Passive, anche se l’argomento attuale è sulla generazione delle fatture dobbiamo prendere in considerazione la ricezione delle fatture passive.
- Trasmissione delle fatture attive, anche questo argomento citato più avanti in questo articolo ha la sua importanza nella scelta del sistema di generazione della fattura. digitale.
- Fatturazione verso la PA (Pubblica Amministrazione), se fatturate verso la pubbllica amministrazione rimane l’obbligo della firma digitale sulla fattura elettronica, informatevi precisamente se la soluzione che vi viene proposta supporta questa funzione, altrimenti dovrete comunque esportare la fattura elettronica dal sistema di fatturazione, firmarla digitalmente ed inviarla via pec al sistema di interscambio (SDI)
La generazione della fattura elettronica può essere eseguita anche direttamente dal sito dall’Agenzia delle Entrate. Che per le sole ditte individuali e lavoratori autonomi a messo a disposizione una APP Fatturae, utilizzabile da sistemi IOS o Android.
Generazione della fattura elettronica
La fattura elettronica è un formato di file xml che segue precise direttive di campi e scrittura. Questa può variare nel tempo a seconda delle direttive del SDI (Sistema Di Interscambio)
Proprio per le sue caratteristiche di formattazione è difficile, ma non impossibile, scrivere il file xml. La soluzione più adattabile è di utilizzare un software che permetta di inserire i dati della fattura e poi che generi il file xml.
Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione e conservazione, di sicuro riceverete una applicazione su cui generare le fatture elettroniche.
Questa applicazione provvede a generare, trasmette e conservare le fatture elettroniche.
Il funzionamento di questa applicazione è simile a quella di un software di fatturazione o gestionale aziendale, quali siano però le limitazioni dipende dall’applicazione stessa. E’ bene chiedere tutte le informazioni necessarie prima di procedere all’attivqazione del servizio
Se volete continuare ad utilizzare un vostro gestionale o sistema di fatturazione.
Il vostro software sarà sicuramente aggiornato per poter generare la fattura in formato xml.
Questa scelta può essere valida per diminuire i costi per tutto il sistema di generazione, trasmissione e conservazione.
Alcuni software gestionali permettono l’utilizzo di un loro canale accreditato, che permetterà la trasmissione e la conservazione delle fatture, in questo caso la software house provvderà a trasmettervi un codice identificativo (univoco) da trasmettere ai vostri fornitori. Una soluzione molto valida per Aziende che utilizzano gestionali e sistemi di contabilità e marketing avanzati.
Se non avete ancora adottato alcuna soluzione e inziate adesso ad utilizzare il computer per la fatturazione, dovrete prendere in considerazione varie problematiche quali costi, semplicità, e conservazione nel tempo, come già descritto qui sempre in questo articolo.
Trasmissione della fattura elettronica
La fattura digitale, anche detta elettronica, deve essere inviata al Sistema Di Interscambio (SDI) per avere valore legale e non direttamente all’interessato destinatario.
Nessun altro mezzo di trasmissione legale della fattur apuò essere preso in considerazione.
La trasmissione della fattura al destinario sarà effettuato direttamente dal SDI
Se volete potete inviare al destinatario della fattura una “copia di cortesia” nei quali inserire eventuali note e vincoli legali al pagamento come tante volte si adottava col sistema cartaceo.
I mezzi di trasmissione della fattura elettronica
sono vari i sistemi di trasmissione della fattura elettronica e variano e seconda della soluzione adottata già dalla generazione della fattura.
Per inviare una fattura elettronica al SDI dobbiamo essere in possesso del codice identificativo (univoco) o della pec del destinatario, è bene essere in possesso di entrambi i dati.
Il codice identificativo (univoco) può essere ottenuto attraverso vari sistemi, se non in possesso, in quanto si è scelto di utilizzare la pec, il codice univoco è di sette zeri, in questo caso è obbligatorio essere in possesso dell’indirizzo pec del destinario (cliente)
il codice univoco e la pec devono essere inseriti nell’anagrafica del cliente e trasmnessi insieme agli indirizzi presenti in fattura.
Come ottenere il codice univoco
Il codice identificativo viene rilasciato dal SDI (Sistema Di Interscambio) su richiesta.
Se generate una quantità elevata di fatture potrebbe essere preso in considerazione di entrare in possesso di un codice univoco personale per la trasmissione delle fatture al SDI. Questa operazione si chiama Accreditamento del canale e vi permette di inviare atraverso un canale WEB o FTP tutti i flussi di fatturazione.
In altri casi viene rilasciato dalle software house o aziende abilitate alla trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche ovvero gli operatori commerciali a cui potete appoggiarvi per il sistema di fatturazione elettronico, ivi compreso il vostro commercialista.
Il codice identificativo è facoltativo e non obbligatorio. Per ricevere e trasmettere le fatture elettroniche è sufficiente l’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata)
Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione, ricezione e conservazione, molto probabilmente l’invio sarà eseguito dalla piattaforma stessa che si prenderà in essere di comunicarvi l’esito dell’invio
Se avete scelto di operare per vostro conto, l’invio può essere generato direttamente dal software o piattaforma utilizzata per la generazione della fattura elettronica.
In molti casi il software (piattaforma) genera il file xml che può essere trasmesso al SDI attraverso PEC.
Ricezione della fattura elettronica
La ricezione della fattura elettronica è importamnte nella scelta della soluzione, infatti
Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione, ricezione e conservazione, di sicuro riceverete una applicazione su cui ricevere le fatture elettroniche. Questo metodo può essere valido se non volete gestire le fatture per vostro conto per varie motivazioni quali studio dell’attività, marketing, o statistiche attraverso il vostro gestionale. In caso contrario avete la necessità di esportare le fatture in formato xml ed importarle nel vostro gestionale con una perdita di tempo che varia dal volume di fatture.
Alcuni software gestionali permettono l’utilizzo di un loro canale accreditato, che permetterà la ricezzione e la conservazione delle fatture, in questo caso la software house provvderà a trasmettervi un codice identificativo (univoco) da trasmettere ai vostri fornitori. Una soluzione molto valida per Aziende che utilizzano gestionali e sistemi di contabilità e marketing avanzati.
Se non avete ancora adottato alcuna soluzione e inziate adesso ad utilizzare il computer per la fatturazione, valutate bene i fattori come già descritto qui, sempre in questo articolo.
Conservazione della fattura elettronica
La conservazione della fattura elettronica è uno dei punti più salienti nella scelta di come adottarsi al nuovo sistema di fatturazione.
Le disposizioni legistalive prevedono la conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni.
per quanto emerso nelle mie ricerche difficilmente riuscirete ad ottenere un contratto di conservazione che superi i 3 anni. Ad esempio l’Agenzia delle Entrate per il momento prevede un contratto di due anni anche se gratuito.
Per la conservazione “in proprio” nella sede aziendale è necessario eseguire dei pacchetti anche in formato compresso (ad esempio file zip) firmati digitalmente a cui deve poi essere applicata una marca temporale digitale.
Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione, ricezione e conservazione, assicuratevi dei tempi di conservazione che prevede il contratto e la modalità di esportazione. Ad esempio, alcune offerte prevedono l’esportazione per singolo file e possiamo immaginarci di dover esportare qualche centianio o migliaio di file una volta che dovessimo cambiare metodo o ad esempio commercialista.
Se avete scelto di operare per vostro conto, la problematica non si pone. E’ sufficiente avere la firma digitale e l’acdquisto di marche temporali digitali per poter eseguire una conservazione legale.
GDPR e sicrezza dei dati
Il garante della privacy ha giàsollevato obiezioni sul trattamento dei dati da parte di Agenzie esterne abilitate al servizio di conservazine delle fatture elettroniche in quanto si può verificare la possibilità che la sicurezza di dati sensibili possa essere evasa e dunque si possa avere la diffusione di questi dati per “altri utilizzi” .
Supponiamo che Aziende decidano di acquistare pacchetti dati della concorrenza secondo determinati logaritmi, l’unica cosa che potrebbe evitare questa diffusione sarebbe una questione di prezzo e la serietà professionale, ma non basta….
Ci sono anche gli hacker che vengono pagati proprio per questo e trafugare i dati di una singola azienda è meno invitante che entrare in un sistema di archiviazione.
L’archivio dei propri clienti e determinate informazioni passate nella fatturazione sono elementi importanti e privati di un’azienda, come tale dovrebbero rimanere.
Conclusioni
Secondo i miei studi la scelta varia a seconda delle necessità e del tipo di azienda/attività e dal numero di fatture emesse.
Le modalità di consegna delle fatture al commercialista non influenza più di tanto la scelta in quanto è sufficiente inviare via email tradizionale o consegnarle direttamente al con sistemi di archiviazione portatili, ad esempio chiavette USB.
Aziende
La scelta migliore potrebbe essere la soluzione interna all’Azienda, ovvero la trasmissione e la ricezione delle fatture da Gestionale o manualmente attraverso PEC o sito dell’Agenzia delle Entrate. La conservazione non è poi così difficile in quanto sicuramente esiste una figura professionale in informatica che serve l’azienda.
Attvità commerciali
La scelta migliore potrebbe essere quella proposta dal commercialista, ma se vogliamo seguire l’andamento dell’attività e non dover eseguire lavori di importazione ed esportazione sarebbe opportuno gestirle inproprio e dare accesso al commercialista del sistema di conservazione dellì’Agenzia delle Entrate per poter recuperare le fatture, o semplicemnte inviargli una copia dell’email PEC del SDI via posta ordinaria o ancora meglio tramite chiavetta USB.
Artigiani e Liberi professionisti
La sceltamigliore potrebbe essere quella del commercialista se non troppo esosa in quanto evita di portare o inviare le fatture al commercialista, in altri casi il sistema dell’Agenzia delle Entrate si equivale a qualsiasi offerta commerciale, la differenza è solo nelle capita proprie di attivazione del servizio.
