Organizzarsi per l’arrivo della fatturazione elettronica

Il gennaio 2019 ha visto grandi novità nel mondo della fatturazione in Italia.

Infatti la legge di bilancio del 2018, valida dall’inizio di quest’anno e tra le prime in Europa a muoversi in questa direzione, ha reso obbligatorio l’utilizzo delle fatture elettroniche sia per le relazioni tra soggetti IVA passivi privati sia per i consumatori finali. L’emissione di queste nuove fatture prevede l’uso del Sistema di Interscambio e riguarda tutte le vendite e transazioni effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati all’interno del territorio italiano.

La trasmissione dei documenti è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura e i dati solitamente riportati nella versione cartacea sono rimasti sostanzialmente gli stessi. Completamente nuovo è però il formato, ora in XML: nello specifico, si chiama FatturaPA l’unico formato di fattura elettronica accettato dal Sistema di Interscambio e l’autenticità e l’integrità dei contenuti in esso riportati sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. Questi documenti dovranno essere conservati per 10 anni e la procedura da seguire perché restino validi nel tempo si chiama conservazione sostitutiva, che va a rimpiazzare i vecchi timbro e firma con un timbro digitale e la marca da bollo con un bollo virtuale, dotato anche di marca temporale per provare il momento dell’emissione.

Questo cambiamento col tempo faciliterà le amministrazioni, riducendo sprechi di carta, tempo e risorse ma per il momento adeguarsi a queste novità può risultare complesso.

Gli uffici dedicati alla contabilità aziendale possono venire a capo di queste innovazioni con l’aiuto delle nuove tecnologie, utilizzando programmi dedicati, carta prepagate e applicazioni per smartphone.

A tal proposito utilizzare il gestionale Soldo può essere la soluzione per risolvere svariati problemi grazie alle sue utili funzionalità. Con un unico conto finanziario, ogni azienda ha la possibilità di gestire tutte le spese di dipendenti e dipartimenti in maniera estremamente semplice.

Con Soldo c’è la possibilità di creare centri di spesa e wallet (sottoconti) aziendali per distribuire il budget dedicato a ogni dipartimento o progetto in corso; inoltre i dipendenti stessi possono avere un’utenza personale di accesso al conto (o una parte di esso), con vari livelli di autonomia e restrizioni. Si possono ordinare carte di plastica (che operano su circuito Mastercard) a seconda del bisogno o creare carte virtuali per gli acquisti online e il tutto è gestibile via app o web console. Ogni transazione può essere monitorata (anche nel caso in cui, per qualunque motivo, non vada a buon fine) tramite notifiche e avvisi e dettagliata grazie a tag e allegati dedicati.

Certamente vantaggioso è l’uso di questo gestionale anche in fase di reportistica. All’inizio di ogni mese viene inviato un estratto conto relativo al mese precedente con il saldo del conto nella sua totalità e nel dettaglio di ogni wallet, utente e centro di spesa. La lista delle transazioni è filtrabile secondo diversi criteri per poter dare un chiaro quadro delle spese sostenute dai vari dipartimenti. C’è addirittura un report specifico per l’acquisto del carburante per le macchine aziendali e la relativa deduzione dell’IVA, dal momento che anche questo tipo di transazioni sono ora sottoposte all’obbligo di fatturazione elettronica.

Tutti i dati del report finale (e i relativi allegati) poi possono essere esportati in formato Excel per ulteriori elaborazioni oppure in PDF. Esiste anche la possibilità di consentire l’accesso al conto Soldo a contabili esterni all’azienda.

Un conto come quello proposto da Soldo è certamente un ottimo esempio di come poter gestire facilmente e comodamente le spese aziendali, avendo pieno controllo su budget e transazioni. Soprattutto poi è lo strumento ideale per venire a capo di tutte le novità legate alla fatturazione elettronica.